EKAP Elektronik Bildiriminden Sonra Şikayet Süresi Nasıl Hesaplanır?

EKAP teklif açma tutanağı ve elektronik bildirimlerden sonra idareye şikayet ile KİK itirazen şikayet sürelerinin hesaplanması.

EKAP bildiriminin ihale uyuşmazlığındaki rolü

Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP), ihale işlemlerine ilişkin doküman, tutanak ve bildirimlerin izlendiği bir sistemdir. Bir isteklinin hesabına gelen tekliflerin açılmasına ilişkin tutanak, değerlendirme dışı bırakma işlemi veya ihale komisyonu kararına dair bilgi farklı şikayet süreleri bakımından önem taşıyabilir. Sorun yalnız bildirimin sisteme düşüp düşmediği değildir; şikayet konusu hususun ne zaman öğrenildiği veya öğrenilmiş sayılması gerektiğidir. Aynı ihalede birden fazla bildirim tarihi bulunabilir ve her iddia için süre başlangıcı aynı olmayabilir. Bu sebeple ekran bildirimleri, işlem türleri ve hangi iddiayı doğurdukları ayrı ayrı eşleştirilmelidir.

Şikayet ve itirazen şikayet aynı başvuru değildir

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda ihale sürecine ilişkin uyuşmazlıklarda, şartları oluştuğunda önce idareye şikayet, ardından Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet yolu işletilir. İdareye şikayet, ihale işlemini yapan idareye yöneltilir; itirazen şikayet ise Kanun'un öngördüğü koşullarda Kamu İhale Kurumunda incelenir. İki başvurunun mercii, süresi, usulü ve ileri sürülebilecek iddialar bakımından farkları vardır. Teklifin EKAP üzerinden veriliyor olması, bu başvuru aşamalarını ortadan kaldırmaz. İstisna veya kapsam dışı alımlarda aynı rejimin uygulanıp uygulanmadığı da ihale türüne göre incelenmelidir.

Beş gün ve on gün hangi işlemlerde uygulanır?

4734 sayılı Kanun'un 55. maddesi ve İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik uyarınca, ihale sürecindeki işlem veya eylemlere yönelik idareye şikayet süresi kural olarak on gündür; Kanun'un 21/1-b ve 21/1-c bentleri kapsamındaki ihalelerde beş günlük süre uygulanır. Süre, ilgili işlem veya eylemin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden başlatılır. Ancak ihale ilanı veya dokümanına ilişkin başvurularda ilave koşullar mevcuttur; bunların ihale veya son başvuru tarihinden önceki son sınırları da incelenir. Beş günlük süreyi bütün pazarlık ihalelerine, on günlük süreyi bütün bildirimlere körlemesine uygulamak hatalıdır.

EKAP üzerinde bildirilen tutanak süreyi başlatabilir mi?

Evet, somut içeriğe göre EKAP üzerinden gönderilen tutanak, isteklinin bir usulsüzlüğü öğrendiği tarih açısından belirleyici olabilir. Örneğin tekliflerin açılmasına ilişkin tutanakta geçici teminatın uygun bulunduğu veya yaklaşık maliyetin açıklandığı görülüyorsa, bu hususları hedefleyen şikayet için öğrenme tarihi ihale sonuç kararının tebliğinden daha erken olabilir. Nitekim Kamu İhale Kurulu kararlarında, tutanağın EKAP üzerinden gönderilme tarihinden itibaren sürenin hesaplandığı örnekler bulunmaktadır. Bununla birlikte tutanakta henüz öğrenilemeyen başka bir değerlendirme hatası bakımından aynı tarihin otomatik biçimde uygulanması doğru değildir. Her itiraz konusu ayrı tespit edilmelidir.

Doküman, zeyilname ve değerlendirme işlemi farkı

İhale dokümanında rekabeti sınırladığı iddia edilen teknik şart, çoğunlukla dokümanın edinildiği zamanla bağlantılı bir öğrenme tartışması doğurur. Zeyilnameye yönelik başvuruda zeyilnamenin bildirildiği tarih önemlidir. Tekliflerin açılması ve geçici teminat işlemleri ayrı, yeterlik değerlendirmesi ve nihai ihale kararı ayrı aşamalardır. Bu işlemleri tek bir “sonuç bildirimi” başlığı altında toplamak şikayet nedeninin süresini kaçırmaya yol açabilir. İhale veya son başvuru tarihinden önce yapılması gereken doküman şikayetleri, sonuç açıklandıktan sonra sıradan bir değerlendirme itirazı gibi ileri sürülemez.

İdare kararından sonra KİK aşaması

İdareye süresinde yapılan şikayet üzerine idare karar verir veya mevzuatta belirtilen süre içinde karar vermezse, itirazen şikayet süresi bakımından yeni bir değerlendirme başlar. İdarenin kararının bildirimini izleyen süre ile cevap verilmemesi halinde karar verme süresinin sona ermesini izleyen süre birbirinden ayrılmalıdır. Genel olarak idare kararına karşı veya süresinde karar verilmemesi üzerine on günlük itirazen şikayet süresi gündeme gelebilir; başvuru türüne özgü hükümler ayrıca kontrol edilmelidir. EKAP'taki bildirim geçmişi, idareye ilk başvurunun kayıt tarihi, kararın tebliği ve sonraki başvurunun içeriği birlikte dosyaya konulmalıdır.

Örnek hesap: tutanağın gönderildiği gün

Bir hizmet alımı ihalesinde tekliflerin açılmasına ilişkin tutanağın 1 Temmuz günü EKAP üzerinden bildirildiğini ve isteklinin geçici teminatların değerlendirilmesine itiraz etmek istediğini düşünelim. Öğrenme gününün 1 Temmuz olduğu kabul edilirse sürenin hesabında ertesi gün başlangıç alınır. İhalenin 21/1-b veya 21/1-c kapsamında olup olmadığına göre beş veya on günlük rejim tartışılır. Ancak son günün tatil gününe rastlaması, iddianın türü ve başvurunun ihale dokümanına mı yoksa açılış tutanağına mı yönelik olduğu sonucu değiştirebilir. Böyle bir dosyada yalnız ihale sonuç tarihine bakarak süre hesaplamak risklidir.

Başvuruda hangi elektronik kayıtlar saklanmalı?

EKAP sisteminde görünen tebligat veya bildirim tarihi, e-tebligat kaydı, idareye gönderilen e-şikayet dilekçesi, başvurunun başarıyla iletildiğini gösteren kayıt, işlem veya tutanak PDF'si ve varsa zeyilname geçmişi saklanmalıdır. Başvuru eklerinin eksiksiz yüklenmesi, elektronik imza ve yetkili kullanıcı işlemleri de kontrol edilmelidir. Tarayıcıda açık kalan taslak, sisteme iletilmiş başvurunun yerine geçmez. İddialar, hangi ihale işlemine ve hangi belgeye dayandıkları belirtilerek başlıklandırılmalıdır. Özellikle birden fazla öğrenme tarihi bulunan dosyada, her iddia için ayrı olay çizelgesi oluşturmak süre tartışmasını somutlaştırır.

Süre kaçırılırsa ne olur, yargı yolu nasıl belirlenir?

Süresi içinde ileri sürülmeyen iddialar, KİK tarafından süre veya usul bakımından reddedilebilir. İdareye şikayette bulunulmayan bir iddianın daha sonra itirazen şikayette ilk kez ileri sürülmesi de ayrıca sorun doğurabilir. Nihai Kurul kararına karşı yargısal başvuru yolu, ihale süreci ve kararın niteliğine göre belirlenir; bu aşama idareye şikayet ve itirazen şikayetin yerine geçmez. 4734 sayılı Kanun'un 57. maddesi yargısal incelemeyi düzenler. Süre sorunu oluştuğunda önce hangi işlemin ne zaman öğrenildiğini, hangi başvurunun yapıldığını ve hangi iddianın süreden reddedildiğini dosya bazında incelemek gerekir.

Mevzuat ve kaynaklar

Kamu İhale Kurumu – güncel Kurul kararları; Kamu İhale Kurumu – EKAP

Bu metin genel bilgilendirme içindir. Başvuru süresi, görevli merci ve uygulanacak yol somut işlemin niteliğine göre belirlenir.