Kişisel veriler başlangıçta hukuka uygun biçimde işlenmiş olsa bile, veriyi işlemeyi gerektiren bütün sebepler ortadan kalktığında süresiz olarak tutulamaz. Veri sorumlusu bu durumda kişisel verileri resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silmeli, yok etmeli ya da anonim hale getirmelidir. Bu üç yöntem aynı şey değildir: silme ilgili kullanıcıların erişimini sona erdirir, yok etme veriyi geri getirilemez hale getirir, anonimleştirme ise verinin kişiyle ilişkilendirilemeyecek niteliğe kavuşmasını amaçlar.

İmha yükümlülüğü ne zaman doğar?

Kanunun 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında imha yükümlülüğü gündeme gelir. Örneğin sözleşme sona ermiş olabilir; ancak verinin vergi, muhasebe, zamanaşımı veya hukuki uyuşmazlık nedeniyle belirli süre daha saklanması gerekebilir. Bu nedenle yalnız ilişkinin bitmiş olması her verinin aynı gün silinmesini gerektirmez. Her veri kategorisi için saklama amacının ve bu amacı destekleyen hukuki yükümlülüğün ayrıca değerlendirilmesi gerekir.

Silme ile yok etme arasındaki fark nedir?

Silme, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir. Veri teknik sistemde belirli amaçlarla bulunmaya devam edebilir ancak iş birimlerinin erişimi sonlandırılır. Yok etme ise verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve yeniden kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder. Yedekler, arşivler, taşınabilir ortamlar ve fiziksel belgeler bakımından uygulanacak yöntem farklı olabilir. Veri sorumlusu seçtiği yöntemin gerçekten amaca ulaştığını gösterebilmelidir.

Anonimleştirme ne zaman gerçek anonimleştirmedir?

Bir veri setinden ad ve soyadın çıkarılması her zaman anonimleştirme anlamına gelmez. Başka verilerle eşleştirme yapıldığında kişinin yeniden belirlenebilmesi mümkünse veri hala kişisel veri niteliğini koruyabilir. Yönetmelik, anonim hale getirmenin veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve eşleştirme teknikleri kullanılsa dahi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişki kurulamayacak seviyeye ulaşmasını arar. Uygulanacak teknik, veri setinin yapısına ve yeniden tanımlama riskine göre seçilmelidir.

Periyodik imha nedir?

Saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü veri sorumluları, işleme şartlarının ortadan kalktığı kişisel verileri belirledikleri periyodik imha zamanlarında siler, yok eder veya anonimleştirir. Yönetmelikte politika içeriğinde saklama ve imha sürelerini gösteren tablo ile periyodik imha sürelerinin yer alması öngörülür. Periyodik imha, “yılda bir kez dosya temizliği” gibi rastgele bir işlem değildir; politika, envanter ve veri saklama süreleriyle birlikte çalışan düzenli bir uyum mekanizmasıdır.

İlgili kişi silme veya yok etme talep edebilir mi?

Evet. İlgili kişi, veri işleme şartlarının ortadan kalktığını düşünüyorsa veri sorumlusuna başvurarak silme veya yok etme talep edebilir. Veri sorumlusu talebi inceleyip dayandığı saklama sebebini ve sonucunu açıklamalıdır. Başvuru kabul edilirse işlemin gereği yerine getirilir; veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa şartları çerçevesinde bu işlemin üçüncü kişilere bildirilmesi de gündeme gelir. Talebin reddi veya cevapsız bırakılması halinde Kurula şikayet yolu değerlendirilebilir.

Yedeklerdeki veriler nasıl ele alınmalıdır?

Verinin ana sistemden silinmiş olması, yedeklerdeki tüm kopyaların da aynı anda fiziksel olarak yok edildiği anlamına gelmeyebilir. Yedekleme mimarisi, saklama periyodu ve geri yükleme prosedürü dikkate alınmalıdır. Silinmesi gereken verinin yedekten geri döndüğünde yeniden aktif kullanıma açılmaması için teknik ve idari kontroller kurulmalıdır. Yedek ortamlarının varlığı, veri sorumlusuna süresiz saklama hakkı vermez; saklama ve imha politikası yedek sistemlerini de kapsayacak şekilde tasarlanmalıdır.

İmha işlemleri kayıt altına alınmalı mıdır?

Evet. Yönetmelik kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri kayıt altına alınmalı ve bu kayıtlar diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl saklanmalıdır. Kayıtlar hangi veri grubunun, hangi hukuki gerekçeyle, hangi tarihte ve hangi yöntemle imha edildiğini gösterecek nitelikte olmalıdır. Bu, hem iç denetim hem Kurul incelemesi bakımından önemlidir. Yalnız “veriler silindi” şeklindeki genel beyan, teknik sürecin ispatı için yetersiz kalabilir.

Saklama süresi nasıl belirlenir?

Saklama süresi sektör mevzuatı, sözleşme ilişkisi, vergi ve muhasebe yükümlülükleri, zamanaşımı süreleri ve bir hakkın tesisi veya savunulması gibi nedenler birlikte değerlendirilerek belirlenir. Her veri için en uzun olası süreyi seçmek veri minimizasyonu ilkesine aykırı sonuçlar doğurabilir. Saklama tablosu, veri kategorisi ve işleme amacı bazında hazırlanmalı; süre sona erdiğinde otomatik veya kontrollü bir imha süreci tetiklenmelidir. Yeni bir hukuki sebep doğarsa bunun ayrıca kayıt altına alınması gerekir.

İlgili hukuki konular

Mevzuat ve kaynaklar

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Somut olayda işlem veya karar metni, tebliğ tarihleri, kişisel durum ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

Her uyuşmazlık, somut olayın özellikleri ve mevcut deliller doğrultusunda ayrı değerlendirilir. Dosyanız bakımından uygulanabilecek hukuki yolların belirlenmesi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

İletişime geçin