Sözleşme çalışmasında amaç yalnız hukuken geçerli bir metin üretmek değil, tarafların gerçek ticari veya kişisel ilişkisinde ileride çıkabilecek uyuşmazlıkları öngörüp yükümlülükleri ölçülebilir hale getirmektir.
Sözleşme hazırlarken önce işlem modeli
Tarafların ne vereceği, ne zaman vereceği, karşı edimin nasıl ödeneceği ve hangi koşulda ifanın tamamlanmış sayılacağı açıklaştırılmadan madde yazımına geçilmemelidir. Tanımlar ile iş akışının sözleşmede kullanılan kavramlarla uyumlu olması gerekir.
Ücret, süre ve teslim hükümleri
Ödeme tarihi, vergi ve masraflar, teslim veya kabul prosedürü, gecikme halinde izlenecek yol ve varsa teminat mekanizmaları somutlaştırılır. Belirsiz “makul süre” veya “gerektiğinde” ifadeleri bazı ilişkilerde uyuşmazlığı büyütebilir.
Fesih ve ihlal senaryoları
Hangi ihlalin derhal fesih, hangisinin önce süre verilmesi sonucunu doğuracağı ayrılmalıdır. Fesih sonrasında iade, veri teslimi, gizlilik, bakiye ödeme ve devam eden yükümlülüklerin ne olacağı da düzenlenmelidir.
Uyuşmazlık çıktığında sözleşmeyi okumak
Sözleşmenin tek bir maddesine değil, eklerine, tarafların sonraki uygulamasına, bildirimlere ve ödeme/teslim kayıtlarına birlikte bakılır. Fiili uygulama bazen metindeki belirsizliğin nasıl yorumlanacağı konusunda önemli veri sağlar.
İnceleme için gerekli belgeler
Taslak veya imzalı sözleşme, ekler, teklif ve siparişler, teslim belgeleri, faturalar, banka kayıtları, e-postalar ve varsa ihtarlar birlikte sunulmalıdır.
Belirsizliğin maliyeti
Uyuşmazlık çıktığında en çok sorun yaratan maddeler genellikle tarafların “zaten anlaşılır” diye açık yazmadığı konulardır. Teslimin ne zaman tamamlandığı, onayın kim tarafından verileceği, ek işin nasıl fiyatlanacağı veya gecikmede ne olacağı ölçülebilir biçimde yazılırsa yorum alanı daralır.
Değişiklik ve bildirim mekanizması
Uzun süreli sözleşmelerde kapsam ve fiyat değişebilir. Değişikliğin kim tarafından, hangi kanaldan ve ne zaman geçerli olacak şekilde yapılacağı düzenlenmelidir. Bildirim adresi, e-posta ve yetkili kişiler belirlenmezse sonradan “haberim yoktu” tartışması büyüyebilir.
Sık karşılaşılan hata
İnternetten bulunan başka bir sektör sözleşmesini yalnız taraf adlarını değiştirerek kullanmak, ilişkinin gerçek risklerini kapsamayan veya gereksiz hükümler içeren bir metin doğurabilir.
Sözleşme imzalanmadan önce senaryo testi
Taslak metni yalnız normal işleyişe göre değil, “ödeme gecikirse, teslim kabul edilmezse, taraf değişirse, proje uzarsa, veri kaybolursa ne olacak?” sorularıyla test ederiz. Bu senaryolar sözleşmenin hangi maddesinin eksik veya belirsiz olduğunu gösterir. İyi sözleşme her riski ortadan kaldırmaz; risk gerçekleştiğinde ne yapılacağını öngörülebilir hale getirir.
Ne zaman revizyon yapılmalı?
İş modeli, fiyatlandırma, teslim yöntemi veya tarafların rolü değiştiğinde eski sözleşmenin otomatik olarak yeni ilişkiye uyduğu varsayılmamalıdır. Özellikle uzun süreli işlerde ek protokol veya güncel sözleşme ihtiyacı dönemsel olarak kontrol edilmelidir.
Cezai şart ve sorumluluk sınırları
Cezai şart, sorumluluk sınırı veya tazminat maddeleri sözleşmenin en çok dikkat isteyen bölümlerindendir. Tutarın veya yöntemin açık olması kadar hangi ihlalde devreye gireceği de belirlenmelidir. Bir hükmün metinde bulunması her durumda aynı şekilde uygulanacağı anlamına gelmez; emredici kurallar, sözleşme türü ve tarafların sıfatı ayrıca dikkate alınır.